Jak vytvářet přístupné dokumenty ve Wordu 2007

Dnešním příspěvkem bych rád volně navázal na svůj předchozí blogpost o přístupných dokumentech a napsal něco o tom, jak přístupné dokumenty tvořit.

K tvorbě přístupných dokumentů lze přistupovat mnoha způsoby. Jednou z možností je použít například Adobe Acrobat. Ten je ale placený a ne každý je ochoten do něj investovat. Rád bych se proto věnoval způsobu lidovému, kterým je použití nejrozšířenějšího programu na tvorbu dokumentů – MS Wordu. Podobným způsobem lze vytvořit přístupné PDF i ve Writeru z Open Office, ale protože si myslím, že Word používá více lidí, zaměřím se něj.

Jak na to?

Základem tvorby přístupného dokumentu je správná sémantika. Při formátování dokumentu je proto nutné dodržet následující pravidla:

• nadpisy v dokumentu vyznačit odpovídajícími styly (při tvorbě nadpisů lze s úspěchem použít stejné principy jako při tvorbě nadpisů na webové stránce),
• seznamy vyznačit pomocí nástrojů určených k tomuto účelu (Odrážky a číslování) a vygenerovat tak seznamy, které jsou opravdovými seznamy,
• obrázky, které nesou významovou informaci, doplnit vhodnou relevantní textovou alternativou. Formulář pro zadání alternativního textového popisku najdeme umístěný poněkud nelogicky v sekci Nástroje obrázku – Formát – Velikost.

Dále jsou při vygenerování PDF zachovány odkazy, takže se nemusíme bát je v dokumentu použít. Z pohledu slabozrakých uživatelů je pak vhodné brát zřetel na dostatečný kontrast popředí a pozadí.

Problematické jsou tabulky. U jednodušších tabulek, kde jsou záhlaví řádků/sloupců umístěna v první buňce sloupce/řádku, se v zásadě můžeme spolehnout na funkci screenreaderu, která u tohoto typu tabulek většinou správně přiřadí jednotlivým buňkám odpovídající záhlaví. Problém ale nastává u tabulek složitějších (tj. tabulek, které mají vícenásobná záhlaví pro buňku či sloučené buňky), kde nemáme k dispozici id a headers pro korektní přiřazení vícenásobných záhlaví jednotlivým buňkám. V takovém případě je vhodné složitou tabulku rozdělit do několika jednodušších či ji doplnit textovým komentářem, vystihujícím nejdůležitější informace.

Dokument máme připravený, můžeme z něj tedy vytvořit PDF. Word 2007 se Service Packem 2 už má možnost exportu do PDF implementovánu, ve starší verzi musíme doinstalovat odpovídající plug-in. Možnost exportu do PDF najdeme pod položkou Uložit jako.

Při exportu je nutné zaškrtnout v Možnostech zaškrtávací políčko Značky struktury dokumentu pro usnadnění, aby při exportu byla zachována struktura dokumentu.

A to je vše. Pokud dodržíme vše výše uvedené, mohou s takto vytvořeným PDF pracovat bez větších obtíží nejen uživatelé se zdravotním handicapem, ale v takovém případě je i velmi usnadněno další zpracování takového dokumentu.